問い合わせフォームのメールが届かない：受付・送信・配信・受信を分けて調べる
フォームの完了画面が出ても、担当者の受信箱へ通知が届いたとは限りません。問い合わせが保存されたか、メールが送信されたか、受信側へ配信されたかを順に確認します。まず未着の1件を追える記録をそろえ、設定を一度に変えることを避けます。
処理のどこで止まったかを分ける
| 段階 | 確認する記録 | 分かること |
|---|---|---|
| フォーム受付 | 受付ID、受付時刻、成功・失敗 | 問い合わせを受け付けたか |
| メール作成・送信 | 送信処理結果、宛先、メッセージID | 通知を送信処理へ渡せたか |
| メール配信 | 配信ログ、拒否やバウンスの理由 | 受信側へ受け渡せたか |
| 受信箱 | 迷惑メール、振分け、転送、隔離等 | 担当者が見られる場所へ届いたか |
Google Workspaceの公式案内も、フォームからの送信方法、メール認証、受信ログを確認する流れを説明しています。［出典1］ 完了画面と受信箱の間には複数の処理があります。
確認用の1件を、時刻とIDで追う
個人情報を使わないテスト送信を行うなら、対象フォーム、送信時刻、宛先、受付IDを記録します。実際の送信は担当者とテスト条件を決めて行います。本記事ではメールを送っていません。
問い合わせ内容を丸ごと制作会社へ転送する前に、原因の調査に必要な項目を限定します。パスワード、SMTPの秘密情報、メール本文中の個人情報を確認表へ書く必要はありません。管理者は自分の正式な管理画面で設定の状態を確認します。
送信元の扱いを確認する
フォームが利用者のメールアドレスをFromに使う構成では、そのドメインの正当な送信として扱われるかが問題になる場合があります。メール事業者へ、許可された送信元と返信先の設定を確認してください。SPFやDKIMなどの認証設定も、実際に使う送信サービスへ合わせる必要があります。［出典1］
他社のSPF例をそのまま追加したり、既存の設定を無断で置き換えたりしません。メール認証が通っていても、すべての通知が受信箱へ入る保証にはならないため、配信ログと受信側の状態も見ます。
問い合わせが保存されているかを先に確かめる
通知だけが未着なら、受付記録に問い合わせが残っている場合があります。記録が残らない構成なら、通知障害時に何をもとに受付を確認するかを決めます。メールが見つからないことだけで、問い合わせ自体がなかったと扱わないでください。
事業者へ渡す質問
- この受付IDは正常に保存されていますか。
- 通知の送信処理は成功しましたか。メッセージIDはありますか。
- 拒否・バウンス・隔離の記録はありますか。
- Fromと返信先、宛先は、現在のサービス仕様に合っていますか。
- 設定修正後に、同じ確認条件で再テストできますか。
個別適用や説明の拡張時に確認する事項：修正後は通知が届いた1件だけでなく、受付の保存、送信処理、受信までを再確認します。自動返信と管理者通知が別なら、それぞれの結果を記録します。
バーニングトライブへフォーム改善を依頼する際も、上の4段階の記録があると担当範囲を分けて調べられます。未確認の配信率や障害解消率を実績として掲載しません。