業界別AI活用資料
受付・電話対応・資料作成。院内の事務業務でそのまま使えるAI活用例5選と、コピーして使える指示文、失敗しない導入の順番をまとめました。
受付と電話が重なり、掲示物やお知らせの更新、研修の準備、勤務表の調整が後回しになっています。多くの医療機関の事務に共通する悩みです。本資料では、患者様の情報を扱わずに進められる事務業務に絞って、AIの使いどころを紹介します。
AIは文章の下書きや整理が得意ですが、事実の確認と最終判断はできません。先に線を引いておくと、安心して使えます。
指示文は、〔 〕の部分を書き換えて、そのままAIに貼り付けて使えます。
こんな場面:受付や電話でよく聞かれる質問への答えをそろえたいとき
診療時間、持ち物、予約の方法など、事務的な質問への答えを一覧に整えます。答えの中身は院内で決めたものを渡し、AIには分かりやすい言い回しへの調整を任せます。
そのまま使える指示文次の質問と答えのメモを、受付用のFAQに整えてください。 ・答えは2文以内、患者様にそのまま言える話し言葉で ・症状や治療に関する質問には答えず、「診察時に医師へお尋ねください」と案内する文にする ・答えが書かれていない質問は【要確認】とする 〔質問と答えのメモを貼る〕
こんな場面:休診や時間変更、予防接種の受付などを知らせるとき
伝える内容を渡すと、掲示用の短い文章を作ります。同じ内容を、ホームページ用の少し詳しい文章に書き分けさせることもできます。
そのまま使える指示文次の内容で、院内掲示用の案内文を作ってください。 ・見出し1行、本文は3行以内 ・日付と曜日、時間を最初に書く ・高齢の方にも読みやすい、やさしい言葉で 〔知らせたい内容を貼る〕
こんな場面:接遇や事務手順の研修を準備するとき
テーマと対象を伝えると、研修の流れと資料の見出し、確認クイズの案を作ります。
そのまま使える指示文事務スタッフ向け研修の構成案を作ってください。 ・20分で終わる流れ ・資料の見出しを6枚分 ・最後に確認クイズを3問 テーマ:〔例:電話応対の基本〕 対象:〔例:入職1か月の受付スタッフ〕
こんな場面:翌月の勤務希望を集約するとき
集まった希望を日付ごとの表に整理し、重なりと不足を書き出します。
そのまま使える指示文次の勤務希望を、日付×時間帯の表に整理してください。 ・希望が重なる枠、誰もいない枠を表の下に書き出す ・割り当てはせず、整理だけ行う 〔スタッフをA・B・Cに置き換えた希望を貼る〕
こんな場面:年末年始の休診や、設備の変更を知らせるとき
事実を箇条書きで渡すと、お知らせ記事の形に整えます。治療の効果や他院との比較には触れず、事実の案内に限って使います。
そのまま使える指示文次の内容で、ホームページのお知らせ文を作ってください。 ・タイトルと、200字以内の本文 ・事実の案内だけを書く。治療の効果や他院との比較は書かない 〔知らせたい事実を箇条書きで貼る〕
一度で決めようとせず、「もう少し短く」「敬語をやわらかく」と重ねて頼むと、仕上がりが良くなります。
患者様の氏名、診察券番号、症状、病名、検査結果など、個人情報・診療情報は入力しないでください。
業務で使う前に、入力内容がAIの学習に使われない設定になっているかを確認してください。AIの答えは下書きです。事実・数字・固有名詞は、必ず人が確認してから使ってください。
本資料で扱うのは、スタッフが使う文章の下書きづくりまでです。患者様の症状や治療に関する質問にAIが直接答える使い方は、誤った案内につながるおそれがあるため、おすすめしません。
始められます。ChatGPT・Claude・Geminiなどの対話型AIには無料プランがあり、下書きづくりを試せます。業務で使う場合は、入力内容がAIの学習に使われない設定にできるか、法人向けプランを選べるかを確認してください。
使えます。人に頼むときと同じように文章で伝えるだけなので、特別な操作は要りません。スマートフォンのアプリからも使えます。まずは本資料の指示文を、そのまま貼り付けるところから始めてください。
「うちの規模・体制なら事務のどこから始めるべきか」に、30分の無料相談でお答えします。
AI研修は助成金の活用もご案内できます。